Persondatapolitik

Advokatfirmaet Carl H. Petersen sikrer fortrolighed omkring de oplysninger, som vi modtager, behandler og arbejder med, og vi søger hele tiden at sikre, at vi overholder gældende lovgivning om beskyttelse af persondata og overholdelse af vores tavshedspligt som advokater.

Når vi agerer for vores kunder, har vi i væsentlig omfang indflydelse på karakteren af hvilke oplysninger der indsamles, og vi har derfor status som dataansvarlige.

I vores ejendomsadministration har vi i væsentligt omfang status som databehandlere.

Nærværende persondatapolitik redegør for vores behandling af personoplysninger og de rettigheder du har.

Formål med behandlingsaktiviteter:
Vi indsamler og opbevarer persondata som led i udøvelsen, dels af rådgivningen til vores advokatkunder, og dels i forbindelse med administrationen af de ejendomme vi administrerer.

Vi kommer i vores arbejde i besiddelse af personoplysninger der primært relaterer sig til vores klienter, administrative kunder, medlemmer af ejerforeninger, medlemmer af andelsboligforeninger og lejere i de ejendomme vi administrerer. Desuden kommer vi i besiddelse af personoplysninger vedrørende modparter og eksempelvis vidner samt andre personer, der i forbindelse med en konkret rådgivningsopgave eller administrativ opgave er relevant impliceret i sagens behandling.

Formålet med anvendelse af de data vi indsamler er, at vi kan udføre, dels vores advokatrådgivning, og dels opfylde de forpligtelser, vi har påtaget os i henhold til de indgåede administrative aftaler. Persondata vil som hovedregel ikke være af betydning for den advokatmæssige rådgivning, idet vores rådgivning har som formål, at rådgive i konkrete situationer, hvor situationen og den deraf følgende rådgivning typisk ikke er afhængig af identiteten af de involverede personer, uanset om der er tale om klienter, modparter eller tredjemænd.

De data vi modtager i forbindelse med vores administration, betragtes som fortroligt eller strengt fortroligt materiale og behandles i overensstemmelse hermed.

Registrerede oplysninger:
Vi registrerer følgende kategorier af oplysninger:

• Identifikationsoplysninger (omfattende bl.a. navn, cpr.nr. , adresse, tlf.nr., e-mailadresse, kørekortnummer og pasnummer).
• Forhold vedrørende arbejde/ansættelse (omfattende bl.a. stilling, arbejdsrelation, virksomhed og arbejdsgiver).

I forbindelse med vores administration registrerer vi herudover oplysninger af økonomisk karakter vedrørende eksempelvis betaling af varmeudgifter, driftsudgifter, fællesudgifter, husleje, skatter, boligafgift m.v.

Vi registrerer ikke følsomme personoplysninger som eksempelvis race, religion, politisk tilknytningsforhold m.v. Vi er ikke interesseret i at modtage disse oplysninger, og forbeholder hos os ret til at afvise og slette dem.

Videregivelse af personoplysninger:
Vi videregiver kun personoplysninger som led i vores behandling af de opgaver vi har påtaget os.

Videregivelse af personoplysninger sker, hvor det er et nødvendigt led i vores behandling af sagen, i forbindelse med informationer til modparter eller samarbejdsparter i sagerne, til retten, til modpartens advokat eller andre der har en direkte og anerkendelsesværdig forbindelse til sagen.

I de administrative forhold videregiver vi personoplysninger i forbindelse med udarbejdelse af årsrapporter for de administrerede ejendomme, registrering af adkomst, udbydelse af ejerlejligheder og andelsboliger til salg, registrering af selskabsforhold, eksempelvis tegningsregel, ejerforhold m.v., forespørgsler til offentlige myndigheder og pligtmæssig afgivelse af oplysninger til offentlige myndigheder, som eksempelvis Danmarks Statistik. I sidstnævnte tilfælde vil de økonomiske oplysninger normalt være anonymiseret.

Vi overholder vores tavshedspligt og tager det udgangspunkt, at vi ikke afgiver oplysninger om noget som helst til uvedkommende tredjemænd, medmindre vi er blevet pålagt dette af en domstol.

Sikkerhedsforanstaltninger:
Fysiske sagsakter:
Fysisk sagsakt bevares i en mappe. Sagsmappen vil som hovedregel være opbevaret centralt sammen med de øvrige sager vi behandler.

Efter sagens afslutning opbevares den centralt eller sammen med øvrige sager der behandles af os, eller på vores sagsarkiv.

Digitale sagsakter:
Digitale sagsakter opbevares i vores advokatsystem. Dette kan alene tilgås gennem vores IT-system af de oprettede brugere ved brug af de passwords og log-in, som er etableret.

Interne retningslinjer:
Vi har etableret interne retningslinjer for behandling af personoplysninger og sikring af overholdelse af persondataforordningen samt vores tavshedspligt som advokatvirksomhed.

Sletning af oplysninger:

• Oplysninger indhentet i forbindelse med iagttagelse af regler om hvidvaskningsforanstaltninger slettes som udgangspunkt efter udløbet af de frister, som hvidvaskningsforanstaltningen har fastlagt. Vi er forpligtet til at opbevare oplysningerne p.t. i 5 år.
• Sagsakter og sager omfattende såvel fysiske som digitale sager, og dermed også personoplysninger, slettes tidligst efter 10 år, jf. forældelsesreglerne. I visse tilfælde kan vi betragte det som relevant og hensigtsmæssigt at opbevare oplysningerne i en længere periode.

Dine rettigheder:
Som registreret person har du en række rettigheder, som vi som dataansvarlig og databehandler, er forpligtet til at oplyse dig om.

Du kan altid kontakte os og få indsigt i, hvilke personoplysninger vi opbevarer om dig. På samme måde kan du korrigere dine oplysninger, såfremt det viser sig, at de ikke er korrekt registreret.

Dine rettigheder omfatter dataportabilitet, dvs. din ret til at have kontrol over dine egne data. Hvis du ønsker at de oplysninger vi har registreret om dig bliver slettet, eller at vi begrænser behandlingen af dine data, skal du kontakte os. Det samme gælder, såfremt du ønsker at gøre indsigelse mod behandling af vores kontaktoplysninger.

Dataansvarlig og datebehandler er Advokatfirmaet Carl H. Petersen, CVR-nr. 14 65 64 48, H.C. Andersens Boulevard 5, 2., 1553 København V.

Du kan på denne adresse kontakte advokat Carl H. Petersen eller advokat Bent Randeris på e-mail: chp@advokatcarlh.dk eller e-mail: br@advokatcarlh.dk samt på tlf.nr. 33 33 83 93.

Klage:
Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, bedes du sende en e-mail med detaljerne i din klage til en af de ovennævnte e-mailadresser. Vi behandler herefter klagen og vender tilbage.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet iht. dine rettigheder over vores behandling af dine personoplysninger. Vi henviser i denne forbindelse til Datatilsynets hjemmeside www.datatilsyn.dk.